Klauzula informacyjna RODO
Publikujemy ten dokument w celu wyjaśnienia powodów, dla których gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w ramach prowadzonej przez nas działalności:
Co to są dane osobowe?
Są to wszystkie informacje, które pozwalają bez większego wysiłku odróżnić jedną osobę od pozostałych. Mogą one dotyczyć zarówno wprost tej osoby (takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny PESEL, a czasem nawet adres e-mail lub adres zamieszkania), jak też takie, które nie opisują jej bezpośrednio. Przykładowo dotyczą jej cech, stanu zdrowia, poglądów, miejsca zamieszkania, nałogów, rasy lub wyznania.
O jakich danych osobowych mówimy w naszym przypadku ?
Są to dane które przekazują nam nasi Mieszkańcy, Opiekunowie prawni naszych mieszkańców, Klienci, Użytkownicy, Kontrahenci oraz Pracownicy, w związku z korzystaniem z naszych usług, współpracą z nami, kierowaną korespondencją lub zatrudnieniem. Dane te są przez nas przetwarzane.
Co to znaczy przetwarzanie danych ?
Przetwarzanie to wszelkie czynności jakie możemy wykonać na danych osobowych – związane zarówno z ich aktywnym wykorzystaniem, takim jak gromadzenie, pobieranie, utrwalanie, łączenie, modyfikowanie, udostępnianie, a także pasywnym, czyli przechowywanie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Kto jest Administratorem Danych (to znaczy ma wpływ na ich przetwarzanie oraz bezpieczeństwo i kto nimi zarządza)?
Administratorem Waszych danych jest Dom Pomocy Społecznej w Ciechanowie z siedzibą przy ul. Kruczej 32, reprezentowany przez Dyrektora DPS.
Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?
Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Podstawą taką może być Twoja zgoda przetwarzanie danych lub inne zapisy prawne pozwalające na to, zawarte w ustawie z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określanym jako „RODO”).
Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w kilku różnych celach. Na przykład jeżeli jesteś naszym Mieszkańcem lub osobą zainteresowaną skorzystaniem ze świadczonych przez nas usług, wówczas Twoje dane przetwarzamy w związku z zawartą z Tobą umową lub w ramach przygotowań do zawarcia takiej umowy. Odbywa się to zawsze za Twoją wiedzą i wolą. Wyrażając zamiar zawarcia umowy, wiesz jakie dane osobowe będą potrzebne do jej podpisania, a po jej podpisaniu masz wiedzę, jakie dane w tym celu przekazałeś lub przekażesz w okresie późniejszym i komu możemy przekazać Twoje dane.
Realizujemy zadania związane z działalnością Domu Pomocy Społecznej, wynikające z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 sierpnia 2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej oraz Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o Pomocy Społecznej, realizujemy zabezpieczenie spraw socjalnych oraz społecznych naszych Mieszkańców.
Jeżeli jesteś naszym Mieszkańcem, Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w oparciu zgodę jakiej nam udzieliłeś oraz zezwalający nam na to przepis prawa, może to mieć także związek z pismem lub wnioskiem jaki do nas przesłałeś. Wykonujemy w takim przypadku – jako organ publiczny – obowiązek prawny, nałożony na nas przez przepis w randze co najmniej rozporządzenia lub ustawy. Przepis ten jednoznacznie określa rodzaj i zakres danych jakie możemy gromadzić i przetwarzać.
Jeżeli jesteś opiekunem prawnym naszego mieszkańca, Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w oparciu zgodę jakiej nam udzieliłeś oraz zezwalający nam na to przepis prawa, może to mieć także związek z pismem lub wnioskiem jaki do nas przesłałeś. Wykonujemy w takim przypadku – jako organ publiczny – obowiązek prawny, nałożony na nas przez przepis w randze co najmniej rozporządzenia lub ustawy. Przepis ten jednoznacznie określa rodzaj i zakres danych jakie możemy gromadzić i przetwarzać.
Możemy też przetwarzać Twoje dane w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i obiektów lub bezpieczeństwa sieci i informacji. Jest to nasz prawnie uzasadniony interes. Jeśli w tym celu jest stosowany monitoring wizyjny, jesteś o tym informowany w formie odpowiednich tabliczek informacyjnych.
Jeżeli składasz do nas dokumenty w odpowiedzi na ogłoszony przez nas nabór pracowników, wówczas Twoje dane przetwarzane są w postaci nadesłanej przez Ciebie korespondencji zawierające wymagane dokumenty, np. CV lub podanie o pracę. Odbywa się to za Twoją wiedzą i pisemną zgodą, którą możesz w każdej chwili cofnąć. W takim przypadku Twoja kandydatura nie zostanie przez nas rozpatrzona oraz niezwłocznie usuniemy wszystkie podane przez Ciebie dane. Natomiast z chwilą zatrudnienia się u nas, dalsze zasady przetwarzania danych oraz obowiązkowy zakres ich przekazania i dalszego przez nas przetwarzania określają przepisy prawa pracy.
Komu przekazujemy Twoje dane?
Zgodnie z obowiązującym prawem Twoje dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. Ośrodkom Pomocy Społecznej, Placówkom Służby Zdrowia, oraz systemu ubezpieczeń (ZUS, KRUS), Powiatowemu Centrum Pomocy Rodzinie, placówkom oświatowym itp. Mamy tez obowiązek udostępnić je na żądanie podmiotów uprawnionym do tego na podstawie innych przepisów prawa, np. prokuraturze, oraz instytucjom i organom sądowniczym. Udostępnienie nastąpi jednak tylko wtedy, gdy zwrócą się one do nas z wnioskiem w tej sprawie, wskazując prawo, które im na takie żądanie zezwala. Nie przewidujemy przekazywania Twoich danych do państw trzecich.
Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?
Przykładamy bardzo dużą uwagę do tego aby ograniczyć do niezbędnego minimum zakres gromadzonych przez nas danych, jak też czas ich przetwarzania. W tym celu wykonujemy systematyczne przeglądy posiadanych dokumentów papierowych i elektronicznych, usuwając zbędne, których czas przydatności minął. Pamiętaj, że o czasie przetwarzania Twoich danych, zależnie od podstawy w oparciu o którą je uzyskaliśmy, mogą decydować odrębne – niezależne od nas przepisy prawne, które mogą nakładać na nas obowiązek przechowywania Twoich danych, niezależnie od Twojej woli lub chęci. Przykładem może być prawo pracy, prawo ubezpieczeń społecznych, kontrole sądowe czy przepisy dotyczące rachunkowości.
Jeśli posiadane przez nas dane miałyby zostać wykorzystane w inny celu, niż w jakim zostały one pozyskane, zawsze zostaniesz prze nas o tym poinformowany i będziesz mógł się temu sprzeciwić.
Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych?
Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, zawsze masz prawo do żądania dostępu do danych, ich sprostowania, żądania usunięcia, lub ograniczenia czynności przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, przenoszenia danych, w tym uzyskania ich kopii.
Możesz także wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w takim przypadku niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe, jeśli tylko nie wystąpi obowiązek prawny nakazujący nam ich dalszego przetwarzania. Jednak jeśli wystąpi prawnie uzasadniona konieczność np. zgodnie z przepisami związanymi z kontrolą sadową lub Urzędu Wojewódzkiego, będziemy nadal je posiadać w swojej dokumentacji i przechowywać przez okres kolejnych 5 lat.
Jeśli uznasz, że w jakikolwiek sposób – czego oczywiście nie chcemy – naruszyliśmy Twoje prawa lub nie zapewniliśmy bezpieczeństwa Twoim danym osobowym, przysługuje ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz informacja o profilowaniu.
W oparciu o Twoje dane nie są podejmowane przez nas żadne decyzje, które miałyby charakter zautomatyzowany, to znaczy odbywałyby się bez udziału człowieka. Nie podejmujemy także żadnych działań, które miałyby na celu profilowanie Twojej osoby.
Jak chronimy Twoje dane?
W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych stosujemy wymagane prawem środki organizacyjne i techniczne. W naszej siedzibie zainstalowaliśmy niezbędne zabezpieczenia fizyczne, aby uniemożliwić dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Nasi pracownicy posiadają wymagane upoważnienia oraz mogą przetwarzać dane w sposób ograniczony, tzn. tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych.
Czy w DPS wyznaczono Inspektora Ochrony Danych Osobowych?
Tak, taka osoba została wyznaczona przez Administratora i jest nim Dawid Kamil Łukaszewski, dane zostały zgłoszone do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Możesz skontaktować się z naszym IOD w sprawach związanych z ochroną danych osobowych poprzez pocztę e-mail pisząc na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., przesyłając korespondencję tradycyjną, bądź osobiście w naszej siedzibie przy ul. Kruczej 32 w Ciechanowie.